Bạn sắp setup văn phòng mới. Ngân sách có, diện tích có, nhưng phân vân: nên chọn bàn cụm để tăng tương tác và tiết kiệm không gian, hay bàn đơn để tôn trọng sự riêng tư? Không có câu trả lời chung. Câu hỏi đúng là văn hóa làm việc của team bạn thế nào, và bạn muốn điều gì xảy ra trong không gian đó.
Bàn cụm thường được ghép từ 4, 6 hoặc 8 vị trí, có vách ngăn thấp hoặc không vách. Một cụm 4 người tiêu chuẩn chiếm diện tích khoảng 6-8 m², tùy theo lối đi. So với bàn đơn có vách ngăn cần tối thiểu 2.5-3 m² mỗi người (kể cả lối đi và khoảng cách tối thiểu 1.2m giữa các bàn), bàn cụm có thể tiết kiệm tới 30-40% diện tích. Đó là con số thực tế người office manager cần khi làm bản đề xuất với cấp trên.
Ưu điểm lớn nhất của bàn cụm là hợp tác: khoảng cách giữa các thành viên gần, dễ dàng quay sang trao đổi, không cần đứng dậy hay gửi tin nhắn. Các team cần làm việc liên tục với nhau như nhóm phát triển dự án hoặc nhóm sáng tạo sẽ hưởng lợi lớn. Tuy nhiên, bàn cụm có nhược điểm về riêng tư: mọi người có thể nhìn thấy màn hình của nhau, nghe thấy cuộc gọi, dễ bị làm phiền. Về tiếng ồn, bàn cụm ở mức trung bình đến cao, bởi tiếng nói chuyện và chuông điện thoại cộng hưởng.
Có một quan sát từ dự án Lê Tâm: Một team content 8 người chuyển từ bàn đơn sang bàn cụm 4 người (hai cụm). Tuần đầu tiên năng suất tăng rõ rệt vì việc trao đổi về bài viết diễn ra nhanh hơn, không cần gửi tin nhắn nội bộ. Đến tuần thứ ba, hai bạn viết bài bắt đầu đeo tai nghe chống ồn trong những giờ cần tập trung cao. Đó là dấu hiệu tiếng ồn đang vượt ngưỡng chịu đựng của một số thành viên. Giải pháp là kết hợp bàn cụm, phòng cách âm ( phone booth) với quy định giờ “yên tĩnh” buổi sáng. Văn phòng nào cũng có thể gặp tình huống tương tự.
Ngược lại, bàn đơn có vách ngăn cao hoặc bố trí trong các ô riêng. Mật độ thấp hơn, cần nhiều diện tích hơn. Nhưng sự riêng tư là điểm mạnh lớn nhất: màn hình không bị nhìn trộm, cuộc gọi không bị nghe lén. Phù hợp với lập trình viên, kế toán, nhà phân tích dữ liệu, hay các bộ phận xử lý thông tin nhạy cảm như HR, tài chính, pháp chế. Khi làm việc với bàn đơn, nhân viên có thể tập trung sâu mà không sợ bị gián đoạn bởi tiếng ồn từ đồng nghiệp.
Trong thực tế, văn phòng hiện đại không còn thuần túy là cụm hay đơn. Xu hướng hybrid workspace kết hợp cả hai, thêm các không gian chức năng: khu vực bàn cụm cho các team cần làm việc nhóm, khu vực bàn đơn (có thể bố trí xa khu ồn ào), phòng họp kín, và khu vực nghỉ ngơi. Tỷ lệ giữa các khu vực tùy thuộc đặc thù công việc: bộ phận sáng tạo có thể cần 70% cụm và 30% đơn, bộ phận tài chính có thể cần 80% đơn và 20% cụm. Con số này có thể điều chỉnh dựa trên khảo sát nội bộ.
Dành cho người làm văn phòng, có một số lời khuyên thực tế. Trước khi ký đơn hàng, hãy hỏi team một câu: trong một ngày làm việc điển hình, bao nhiêu lần bạn cần nói chuyện trực tiếp với đồng nghiệp? Câu trả lời đó quyết định tỷ lệ cụm/đơn chính xác hơn bất kỳ framework nào. Đồng thời, tính toán diện tích: cụm 4 người tiêu chuẩn cần ít nhất 6 m², bàn đơn có vách cần ít nhất 2.5 m²/người. Nếu văn phòng quá chật, bàn cụm có thể là giải pháp tiết kiệm diện tích. Cuối cùng, đừng bỏ qua tiếng ồn: dù chọn layout nào, hãy đầu tư vào thảm trải sàn, rèm cách âm, và ít nhất một phòng cách âm (phone booth) cho mỗi 10 người.
Bài viết thuộc hệ thống nội dung của Nội Thất Lê Tâm. Bàn cụm hay bàn đơn không phải cuộc chiến đúng sai. Là câu hỏi về văn hóa: bạn muốn nhân viên kết nối hay tập trung? Và câu trả lời có thể là: cả hai.