Hai kiểu “cá nhân hóa” khác nhau hoàn toàn
Đi dọc một dãy bàn văn phòng, bạn sẽ thấy nhân viên làm hai loại việc “cá nhân hóa” rất khác nhau.
Loại thứ nhất – trên bàn: chậu cây nhỏ, khung ảnh gia đình, móc khóa treo, sticker trang trí, bộ ấm trà cá nhân. Đây là những thứ họ thêm vào vì thích, vì muốn biến không gian làm việc thành “của mình”.
Loại thứ hai – trên ghế và dưới chân: gối cao su non kê sau lưng, miếng lót mông tự cắt, đế kê chân làm từ chồng giấy hoặc hộp carton, sticker che đi logo của nhà sản xuất ghế.
Loại thứ nhất là tâm lý sở hữu – họ muốn thể hiện bản thân, muốn cảm thấy chủ động với không gian làm việc.
Loại thứ hai là phản xạ bù trừ – họ không thích, họ buộc phải làm vậy vì ghế không vừa.
HR cần phân biệt hai hành vi này. Vì cách xử lý hoàn toàn khác nhau.
Khi nhân viên mang gối từ nhà đến
Có một chi tiết lặp đi lặp lại trong hầu hết các văn phòng: ít nhất một vài nhân viên có một chiếc gối nhỏ kê sau lưng. Không phải gối trang trí. Là gối ngủ, gối ôm, hoặc một chiếc gối tự chế từ khăn cuộn tròn.
Họ mang nó từ nhà. Họ để trên ghế suốt ngày. Họ không giải thích, và không ai hỏi.
Nhưng nếu bạn hỏi một người đang kê gối: “Sao em phải kê gối?” – câu trả lời thường là: “Tại ghế này nó hơi lõm lưng” hoặc “Tại lưng em yếu” hoặc đơn giản nhất: “Tự dưng thấy cần.”
Họ không biết rằng: điểm tựa thắt lưng (lumbar) của ghế đang ở sai vị trí so với cột sống của họ. Nếu ghế có lumbar điều chỉnh được độ cao và độ sâu, họ đã không cần gối. Nhưng vì ghế không có, hoặc có mà không vừa, họ phải tự “sửa” bằng gối.
Cái gối đó không phải thói quen. Cái gối đó là bằng chứng của một chiếc ghế sai.
Khi nhân viên kê thêm đế chân tự chế
Một dấu hiệu khác: dưới gầm bàn, bạn thấy những chồng giấy, hộp carton, hoặc một chiếc hộp nhựa được kê dưới chân nhân viên. Có người còn đặt một chiếc ghế con dưới bàn để gác chân lên.
Họ làm vậy vì ghế của họ quá cao so với chiều cao cơ thể. Khi ngồi ở mức thấp nhất của piston, chân họ vẫn chưa chạm đất. Hai chân lơ lửng, bị ép bởi mép ghế vào mặt sau đùi. Để giảm áp lực, họ kê một vật gì đó dưới chân.
Nếu họ có một chiếc ghế với piston có thể hạ xuống dưới 42cm (phù hợp với người cao 1m55–1m60), hoặc nếu họ được trang bị đế kê chân chính thống, họ đã không phải dùng giấy và hộp carton.
Nhưng vì không có, họ tự chế. Và nhìn từ ngoài, có vẻ như họ đang “cá nhân hóa” không gian làm việc của mình. Nhưng thực ra, họ đang điều trị một khiếm khuyết của ghế.
Khi nhân viên dán sticker che logo ghế
Hành vi này tinh tế hơn. Nhân viên không phàn nàn về ghế. Họ không kê gối. Họ chỉ lấy một miếng sticker (thường là sticker vui nhộn, hoặc một mẩu giấy dán) che đi logo của nhà sản xuất ghế – thường nằm ở lưng ghế hoặc đầu tựa.
Có thể họ không thích thương hiệu đó. Có thể họ thấy logo quá to, quá lộ liễu. Nhưng cũng có thể – và đây là điều ít ai nghĩ tới – họ đang cố gắng xóa bỏ một lời nhắc nhở thường trực về một quyết định mua sắm sai lầm.
Logo ghế là dấu hiệu của bộ phận thu mua, của nhà cung cấp, của hợp đồng đã ký. Với nhân viên, nó là thứ họ không chọn, không thích, nhưng phải ngồi lên 8 tiếng mỗi ngày. Dán sticker che logo là một hành vi nhỏ, gần như vô thức, nhưng nó nói lên rằng: “Tôi không muốn bị nhắc nhở rằng cái ghế này đến từ một quyết định không phải của tôi.”
Đây không phải là cá nhân hóa để thể hiện bản thân. Đây là cá nhân hóa để xóa bỏ sự hiện diện của người khác trong không gian của mình.
Phân biệt: thích vs cần
|
Hành vi
|
Động cơ
|
Giải pháp
|
|
Trang trí bàn bằng ảnh, cây, sticker
|
Thích, thể hiện bản thân
|
Cho phép trong giới hạn, không cần can thiệp
|
|
Kê gối sau lưng
|
Ghế không có lumbar phù hợp
|
Điều chỉnh ghế (nếu có) hoặc thay ghế có lumbar đúng vị trí
|
|
Kê đế chân tự chế
|
Piston quá cao, chân không chạm đất
|
Trang bị ghế có piston hạ thấp hơn, hoặc đế kê chân chính thống
|
|
Dán sticker che logo
|
Không đồng nhất với quyết định mua sắm, cảm thấy bị áp đặt
|
Xem xét lại quy trình mua sắm có bao gồm ý kiến người dùng không?
|
Cá nhân hóa bàn và ghế
Hành vi trang trí bàn xuất phát từ nhu cầu khẳng định lãnh thổ và thể hiện cá tính. Đó là dấu hiệu của sự gắn kết. HR nên khuyến khích trong một khuôn khổ nhất định.
Hành vi can thiệp vào ghế (gối, đế kê, sticker che logo) gần như luôn xuất phát từ việc ghế không phù hợp với cơ thể hoặc môi trường làm việc. Đó là dấu hiệu của một vấn đề cần được giải quyết, không phải một “phong trào trang trí” cần được quản lý.
Lưu ý từ Lê Tâm
Văn phòng thiết kế không gian cho hình ảnh công ty. Nhưng cơ thể nhân viên thiết kế không gian theo nhu cầu thật của nó — bằng gối, bằng hộp carton, bằng miếng sticker. Hai thiết kế đó đang mâu thuẫn nhau mỗi ngày. Và người ở giữa, như thường lệ, là HR.
Nếu bạn là HR, đừng nhìn những chiếc gối, đế kê, sticker đó như một hành vi cần kiểm soát. Hãy nhìn chúng như một dữ liệu: ghế của bạn đang sai, và nhân viên đang tự sửa theo cách của họ. Nhiệm vụ của bạn không phải là cấm họ dùng gối. Nhiệm vụ của bạn là tìm ra nguyên nhân và thay đổi ghế.
Bài viết thuộc hệ thống nội dung của Nội Thất Lê Tâm. Dành cho những HR biết đọc dấu hiệu từ những chi tiết nhỏ nhất – bởi vì nỗi đau thường được che giấu dưới những hành vi tưởng như không có gì.
→ Xem thêm: Cá nhân hóa bàn làm việc — tại sao cùng một không gian người thích người không?