Bài 2/4. Bài trước đặt tên nỗi sợ — bài này giải thích tại sao nó không thể tránh được.
Ba câu nói ám ảnh
Trong bất kỳ dự án mua sắm ghế văn phòng số lượng lớn nào, phòng thu mua đều nghe đi nghe lại ba câu này.
Câu thứ nhất – từ sếp:
“Sao đắt vậy?”
Sếp nhìn vào bảng báo giá. 50 ghế, mỗi ghế 4 triệu, tổng 200 triệu. Sếp thấy con số đó. Sếp không thấy được cái lưng của nhân viên sau 8 tháng ngồi trên ghế 2 triệu. Sếp không thấy được số ngày nghỉ ốm vì đau cột sống. Sếp chỉ thấy 200 triệu.
Người thu mua cố gắng giải thích: “Dạ ghế này có hỗ trợ thắt lưng, có mâm trượt, thoáng khí hơn…” Sếp gật gù, nhưng ánh mắt vẫn còn nghi ngờ. Và người thu mua biết: lần sau nếu có cơ hội mua ghế, sếp sẽ lại hỏi câu đó.
Câu thứ hai – từ nhân viên:
“Sao ngồi khó chịu vậy?”
Ghế về, lắp đặt xong. Tuần đầu im ắng. Tuần thứ hai, vài phản hồi lẻ tẻ. Tuần thứ ba, email bắt đầu nhiều hơn. Đến tuần thứ tư, có người mang gối từ nhà đến, có người đề nghị đổi ghế.
Người thu mua nhận được những phản hồi đó. Họ biết mình không thể đổi cả lô. Họ biết nếu nói với sếp “nhân viên kêu ghế khó chịu”, sếp sẽ hỏi: “Lúc mua sao không chọn kỹ?” Vậy nên họ im lặng. Họ hy vọng nhân viên sẽ… quen dần.
Câu thứ ba – từ nhà cung cấp:
“Sản phẩm này tốt lắm, yên tâm đi.”
Nhà cung cấp luôn nói vậy. Họ có catalogue đẹp. Họ có mẫu trưng bày. Họ có danh sách khách hàng đã mua. Họ nói: “Công ty A, công ty B dùng rồi, phản hồi tốt.” Họ không nói: công ty A có đội ngũ toàn nam cao 1m75, còn công ty bạn có 60% là nữ. Họ cũng không nói: mẫu ghế đó có mâm cố định, và 3cm chênh lệch có thể khiến nhân viên của bạn bị cấn khoeo chân sau 2 giờ.
Người thu mua không có cách nào kiểm chứng. Họ chỉ còn cách… tin.
Ở giữa ba luồng áp lực
Ba câu nói đó đến từ ba phía, kéo theo ba hướng hoàn toàn khác nhau.
Sếp kéo về phía ngân sách: rẻ, gọn, đủ dùng. Sếp không nói ra, nhưng ngầm hiểu: đừng làm gì quá tốn kém, đừng gây rủi ro, đừng khiến tôi phải hỏi nhiều.
Nhân viên kéo về phía trải nghiệm: êm, vừa, đỡ lưng. Họ không nói ra, nhưng ngầm hiểu: tôi ngồi đây 8 tiếng mỗi ngày, hãy cho tôi thứ không làm tôi đau.
Nhà cung cấp kéo về phía bán hàng: đẹp, nhiều tính năng, giá có thể thương lượng. Họ không nói ra, nhưng ngầm hiểu: hãy mua của tôi, và đừng hỏi những câu quá khó.
Người thu mua ở giữa. Không phải chuyên gia để đánh giá kỹ thuật. Không đủ thẩm quyền để ép nhà cung cấp cung cấp thông số thật. Cũng không đủ can đảm để nói với sếp: “Khoản này không thể tiết kiệm.”
Họ tự xoay sở. Họ so sánh báo giá. Họ đọc review trên mạng. Họ hỏi đồng nghiệp ở công ty khác. Họ đến showroom, ngồi thử 5 phút, và tự thuyết phục mình: “Chắc ổn.”
Và rồi họ ký hợp đồng.
Hệ quả của sự cô lập
Khi ghế về và bắt đầu có phàn nàn, người thu mua là người duy nhất bị hỏi. Sếp hỏi. Nhân viên hỏi. Nhà cung cấp thì… đã nhận đủ tiền.
Họ không thể đổ lỗi cho nhà cung cấp, vì hợp đồng đã ký, thông số đã ghi rõ (nếu có). Họ không thể đổ lỗi cho nhân viên, vì nhân viên chỉ ngồi thôi. Họ cũng không thể đổ lỗi cho sếp, vì sếp chỉ duyệt ngân sách.
Họ chỉ có thể tự trách mình. Và lần sau, khi có dự án mua sắm mới, họ lại càng thận trọng hơn – nhưng vẫn không có thêm công cụ nào để đánh giá. Họ lại ngồi xuống, lại so sánh báo giá, lại đến showroom ngồi thử 5 phút, lại ký hợp đồng.
Vòng lặp đó lặp lại. Mỗi lần, họ sợ hơn một chút. Mỗi lần, họ chọn an toàn hơn một chút. Và mỗi lần, ghế vẫn không thực sự phù hợp.
Có một điều ít ai nói
Người thu mua không phải là người quyết định cuối cùng. Họ chỉ là người thực thi. Sếp duyệt ngân sách. Nhân viên là người dùng. Nhà cung cấp có sản phẩm. Còn người thu mua – họ chỉ là người kết nối các bên, nhưng lại là người duy nhất chịu trách nhiệm khi kết nối đó không hoàn hảo.
Họ không được đào tạo để đánh giá ghế. Họ không có ngân sách để thuê chuyên gia tư vấn. Họ cũng không có đủ thời gian để thử nghiệm 5 mẫu ghế khác nhau trong văn phòng trước khi quyết định.
Họ chỉ có một nhiệm vụ: “Mua ghế về, để nhân viên ngồi, đừng để ai phàn nàn.”
Và khi có người phàn nàn, họ là người duy nhất không có ai để hỏi: “Vậy theo anh/chị, tôi nên làm gì?”
Tạm dừng ở đây
Nỗi đau của người thu mua không phải là không biết chọn ghế nào. Cũng không phải là không có ngân sách. Nỗi đau là bị kẹp giữa ba phía, không có tiếng nói riêng, và không có ai đứng về phía họ.
Sếp có quyền. Nhân viên có nhu cầu. Nhà cung cấp có sản phẩm. Còn người thu mua – họ chỉ có trách nhiệm. Và trách nhiệm đó, một mình họ gánh.
Có lẽ đã đến lúc ai đó hỏi họ: “Anh/chị cần gì để làm tốt công việc của mình?” Thay vì chỉ hỏi: “Sao mua ghế mà không ai ngồi vừa?”
Khi bị kẹp như vậy, có một quyết định mà phòng thu mua thường né tránh nhất. Phòng thu mua ngại đề xuất ghế công thái học.
Bài viết thuộc hệ thống nội dung của Nội Thất Lê Tâm. Chúng tôi viết về những người ở giữa – những người ít được nhắc đến, nhưng gánh vác nhiều nhất.
→ Xem thêm: Sợ mua sai — và tại sao đó không phải lỗi cá nhân