Bài 3/4. Khi bị kẹp giữa ba phía, có một quyết định phòng thu mua thường né tránh nhất — và trả giá im lặng.
Bạn làm trong bộ phận thu mua của một công ty vừa. Sếp giao: “Tìm ghế mới cho phòng IT, 20 cái, ngân sách 1,5 triệu một chiếc.”
Bạn biết rõ: với ngân sách đó, chỉ mua được ghế lưới cơ bản, không có tựa lưng điều chỉnh, không có bệ tay linh hoạt. IT ngồi 8-10 tiếng mỗi ngày, sau 6 tháng sẽ đau lưng, kêu ca, rồi lại đổ lỗi cho thu mua.
Bạn muốn đề xuất ghế công thái học, loại 3,5 triệu một chiếc, có lumbar, có seat slide, có bệ tay 2D. Gấp đôi ngân sách.
Bạn do dự. Không phải vì bạn không biết ghế nào tốt. Vì bạn biết câu trả lời sếp sẽ nói.
Nỗi sợ đầu tiên: “Sao đắt thế? Trước mua có 1,5 triệu mà vẫn ngồi được.”
Đây là câu nói kinh điển mà bất kỳ người thu mua nào cũng từng nghe. Sếp so sánh với cái ghế cũ, cái ghế của công ty khác, hoặc cái ghế trong phòng họp giá 800 nghìn mà “ngồi cũng chẳng có vấn đề gì”.
Vấn đề là: sếp không ngồi 8 tiếng trên ghế đó. Sếp đi họp, đi gặp khách hàng, ngồi ghế đó mỗi lần 30 phút. Với thời gian đó, ghế nào chả ổn.
Nhưng khi bạn là người thu mua, bạn không thể nói với sếp: “Sếp đâu có ngồi lâu như nhân viên.” Đó là một câu nói thật, nhưng không an toàn.
Vì thế, bạn im lặng. Và gửi báo giá 1,5 triệu.
Nỗi sợ thứ hai: “Làm sao chứng minh nó hiệu quả?”
Ghế công thái học không phải máy móc sản xuất. Bạn không thể nói: “Mua ghế này về, năng suất tăng 15%.” Không ai có con số đó.
Bạn có thể đưa ra các nghiên cứu về đau lưng, về giảm nghỉ ốm, về tăng tập trung. Nhưng với sếp, những con số đó vẫn là lý thuyết. Sếp cần một báo cáo có số liệu thực tế của công ty mình – mà bạn không có.
Hệ quả: đề xuất của bạn đứng trên nền tảng “có thể”, “nên”, “tốt hơn”. Trong khi đề xuất của nhà cung cấp khác (rẻ hơn) đứng trên nền tảng “tiết kiệm 40 triệu ngay lập tức”. Cái nào dễ được duyệt hơn?
Một người thu mua từng tâm sự: “Tôi biết ghế rẻ tiền sẽ hỏng sau 2 năm, nhưng lúc đó tôi có thể đã nghỉ việc hoặc chuyển sang việc khác. Còn nếu tôi đề xuất ghế đắt và sếp thấy không khác biệt rõ rệt, tôi sẽ bị mang tiếng ngay lập tức.”
Nỗi sợ thứ ba: “Lỡ mua về nhân viên vẫn kêu thì sao?”
Ghế công thái học có nhiều điểm chỉnh. Nhưng nếu nhân viên không biết cách dùng – hoặc không chịu dùng – họ vẫn có thể ngồi sai. Và khi đó, họ sẽ kêu: “Ghế đắt thế mà chả thấy khác gì.”
Lỗi không phải do ghế, nhưng người chịu trách nhiệm là bạn.
Để tránh điều này, cần có một buổi hướng dẫn sử dụng ghế. Ai sẽ làm? Bạn? Đội IT? Nhà cung cấp? Có mất thời gian không? Có tốn chi phí không?
Tất cả những câu hỏi đó, trong đầu người thu mua, sẽ chuyển thành một kết luận đơn giản: mua ghế cũ an toàn hơn.
Nỗi sợ thứ tư: “Sẽ ảnh hưởng thế nào đến quan hệ với các phòng ban khác?”
Trong nhiều công ty, mua ghế cho phòng này mà không mua cho phòng kia có thể tạo ra sự ghen tị. Phòng IT được ghế công thái học 3,5 triệu, phòng kế toán ngồi ghế 1,5 triệu – liệu có xảy ra xích mích?
Khi ‘công bằng’ trở thành lý do để không ai được tốt hơn, đó không còn là văn hóa tổ chức — đó là cái bẫy chi phí thấp đội lốt sự bình đẳng.
Để tránh rủi ro, giải pháp an toàn nhất là mua đồng loạt một loại ghế cho tất cả. Và loại ghế đó, tất nhiên, là loại rẻ nhất trong ngân sách được duyệt.
Người thu mua hiểu điều đó. Họ không muốn trở thành tâm điểm của những câu chuyện so bì.
Nhiều người nghĩ doanh nghiệp mua ghế rẻ vì không biết ghế nào tốt.
Thực tế thường phức tạp hơn.
Người thu mua thường là người hiểu rất rõ hậu quả của một chiếc ghế không phù hợp. Họ nghe nhân viên than phiền. Họ thấy ghế hỏng sau vài năm. Họ là người phải xử lý khi vấn đề xảy ra.
Nhưng trong nhiều tổ chức, người chịu trách nhiệm cho quyết định lại không phải người chịu hậu quả của quyết định đó.
Và khi rủi ro cá nhân lớn hơn lợi ích tập thể, lựa chọn an toàn thường chiến thắng.
Đó là lý do nhiều doanh nghiệp vẫn tiếp tục mua những thứ họ biết là chưa tối ưu.
Biết vấn đề rồi — nhưng làm gì tiếp? Ba việc có thể tự làm trước khi ký hợp đồng.
Bài viết thuộc hệ thống nội dung của Nội Thất Lê Tâm. Phòng thu mua là người hiểu rõ nhất cái giá phải trả nếu quyết định sai.